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开始云|中国广州分析测试中心文件管理信息化实践

2016-06-15 09:23来源:环球财富网责任编辑:LISA 网友评论
  中国广州分析测试中心(简称中广测)是一所国家级资质认定(CMA)和国家认可(CNAS)的检测机构,成立至今已有50多年的历史。长期以来,中广测大多数的研究成果和检测报告等历史文件均是以纸质形式保存。随着中心的不断发展,业务不断扩大,纸质文件的管理越来越难。不仅需要极大的存放空间,分配专人管理,而且需要解决防火、防腐、防虫害等问题,管理成本越来越高。并且,面对越来越高的信息化要求,纸质文件的管理方式已经极大地影响了中心的办公效率和业务水平,阻碍了中心的持续发展。
 
中广测的文件管理问题主要分为四大类:

  1.文件存储分散,查找使用不便
  中广测的业务文件主要分为两大类:一类是实验室日常工作所要参照的各种标准文件,一类是中心为客户出具的各种检测报告。
  《中华人民共和国标准化法》将中国标准分为国家标准、行业标准、地方标准(DB)、企业标准(Q/)四级,并将标准分为强制性标准和推荐性标准。截至2003年底,中国共有国家标准20906项(不包括工程建设标准),国家级别以下的不计其数。
  中广测作为一家国家级的检测机构,业务种类繁多,所需参照的标准文件也不计其数。每一个实验室根据自身的业务对象都有数项常用的检测标准,这些标准文件仅仅存储于实验室内部的电脑里,无法与其他科室或部门共享。假如另一实验室需要一套同样的标准文件,却不知中心内其他科室已经有了,那么他们需要重新查找、收集、下载和分发这类文件,这无疑大大降低了工作效率,造成沟通不畅和资源浪费,给中心的快速发展带来了阻碍。
  另外,当实验室得出客户所需的检测报告之后,原始文件只存在于实验室内部,分散存储的文件给其使用带来极大的不便。当业务部门需要查找一份检测报告时,缺少有效的搜索方法,只能选择最原始的查找方式来确定文件的归属实验室和具体存储位置。
 
  2.权限管理不明,威胁文件安全
  文件存储分散不仅给其使用和查找带来不便,更重要的是给文件的安全造成威胁。当一份标准没有可靠的权限控制,中心内所有人员可以随意的修改或删除,那么这份标准的权威性将被深深的打个问号。而如果各种为客户出具的检测报告失去了安全的权限管理,造成了检测数据被篡改、客户信息被泄露等情况,将使客户和中心同时蒙受不可挽回的损失。
 
  3.版本标识不明,存在用错风险
  近年来,为了尽快与国际标准接轨,国家加快了标准的采编、修编工作,缩短了标准的实际使用年限,文件的版本更迭和内容修改变得越来越频繁。但是,在中广测内部并没有有效的版本管理机制来管理数量繁多的文件版本。在许多同一套的标准文件中,仅仅是文件名里的编号、年代等不同,标识辨别度很小。一旦实验人员用错版本,那么将有可能得出完全的错误的检测报告,给客户带来损失,也影响自身的权威性。
 
  4.业务流程落后,影响工作效率
  没有完善的文件管理,特别是不能以文件为核心建立流程,给中广测的业务工作带来的阻碍。在传统的业务方式中,实验室完成客户申请的检测,将纸质报告或电子报告需要通知业务部门检测工作已经完成,并将纸质报告或电子报告传递给业务部门。业务部需要对检测报告进行打印、归档后再通知客户到中心领取,或者通过邮件等形式发送给客户。但是,由于人为传递信息的滞后,使业务部门无法第一时间得到报告出具消息,使客户的等待时间无故变长,降低了客户的满意度。并且,通过邮件等形式传递报告也要经过多次上传、下载等过程,加大了工作流程的复杂度,降低了整体的工作效率。
 
 
 
开始云提供针对性文件管理解决方案

  针对中广测的上述问题,开始云提出了针对性的解决方案,帮助其在管理好各种历史纸质文件的同时,提高中心内实验室、业务部门和客户的流程效率。
 
  1.集中存储文件,提高文件查找效率
  首先,将中心内的所有标准文件、检测报告等集中存储于KASS企业内容管理系统。一方面,将原有的纸质文件电子化,减少纸质文件的管理成本;另一方面,将分散于各科室、各人员电脑中的文件集中存储归档,避免各科室的信息沟通阻碍,防止文件意外损坏或丢失。
  同时,按照文件的业务类型、科室归属等条件建立文件(夹)的多维度分类。系统用户既能够一眼分辨文件归属,也可以通过文件类型分类等条件快速定位所需文件。从多个层次、多个角度集中管理中心内的所有文件,让每一个文件都存在于最科学、最合适的位置。
  最后,KASS企业内容管理系统还提供了系统内的搜索功能。不论是文件的名称、修改时间、属性,还是分类、版本、内容关键字,KASS企业内容管理系统支持所有条件下的全文搜索,大大加快了文件查找速度,提高人员的工作效率。
 
  2.制定文件权限,保护文件的权威性与完整性
  每一份标准或报告都对应了不同的科室和部门,要保证文件的权威性与完整性则必须建立起完善、细致的权限控制体系,让中心内的所有文件都处于系统的保护之下。例如,国家标准文件可以允许全员预览,但是只有指定的人可以进行下载、修改或删除,保证标准文件的权威性,避免检测报告的错误风险。
  KASS企业内容管理系统不仅拥有近乎“苛刻”的文件权限划分,如可见、创建、预览、下载、打印、修改、删除等,并且支持权限的任意组合和权限黑/白名单、冲突解决等机制,用最严苛的权限标准来管理中广测的所有文件,全面提升文件的安全性。
 
  3.明晰版本划分,减少实验的错误风险
  KASS企业内容管理系统为中广测提供了完善的版本控制功能。当一份文件经过修改之后,用户可以选择是否自动生成新版本,并且在文件显示中永远显示最新版本,防止用户在使用中因选错版本而造成文件标准过时,导致检测报告不正确。
  并且,KASS企业内容管理系统还可以自动为文件版本编号,便于识别与查找。每一份历史文件版本均可被永久保留,用户可以回溯恢复历史文件,真正确保文件标准的准确性。
 
  4.优化业务流程,建立快速的文件传递渠道
  提高文件的使用效率,必须要建立起快速的文件传递渠道。对内,能打破各科室、部门信息障碍,提高工作效率;对外,能加快业务的进行速度,提升客户的满意度。
当实验室将一份最新的检测报告上传至KASS企业内容管理系统中后,能够通过系统内的“分享”与“发布”功能,直接将文件传递给相关的业务部门,无需QQ、邮件等第三方通讯方式,无需多余的下载和打印,迅速完成中心内的文件流转。
  之后,业务部门可以将文件地址形成一个链接,客户无需再往返于检测中心的业务大厅,登录链接即可自行下载和打印检测报告。KASS企业内容管理系统帮助中广测省去文件外发中的多余环节,让文件能够最快速的到达客户手中,加快中心的办事效率,提升客户的满意度。
  同时,KASS企业内容管理系统的“订阅”功能极大的加强了实验室与部门之间的联系。实验室将检测报告上传至系统中的制定文件之后,业务部门可以通过提前“订阅”该文件夹或文件上传人,在第一时间得知检测报告的完成消息。业务部门可以通过实时消息掌握报告的进展,实验室也无需再人为通知业务部门去收取实验结果。将“人为传递的消息”改为“系统自动的消息”,加强实验室与业务部门的联系,提高工作效率。
 

选择开始云——体验全新的文件使用方式
 
  开始云之所以能受到中广测的青睐,不仅因为其拥有科学与全面文件管理体系,更是因为KASS企业内容管理系统的功能强大且具有针对性。在解决中心内部文件管理问题的同时,优化了中心的业务流程,促进了中心业务的信息化发展。
 
  开始云在企业内容管理领域专注十年,是国内首家专业的企业内容云端管理解决方案提供商,服务于50000余家企业,超300万终端用户。同时,开始云KASS企业内容管理系统还是中国国家标准委员会指定的信息化文件管理解决方案,针对于各种科研单位、分析检测机构,开始云拥有成熟的解决方案和丰富的成功实施经验。







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