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开始云:金盘电气文件管理标准化革新

2016-06-21 11:35来源:环球财富网责任编辑:LISA 网友评论
 
  海南金盘电气有限公司是一家拥有20多年历史的国家高新技术企业,集团目前已发展为拥有海口、武汉、上海、桂林四个生产基地、一个电气研究院,并在美国设有海外销售中心。

  金盘电气先后建立了ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、OHSAS18000职业健康与安全管理体系、国际会计准则财务管理体系。公司产品也通过了荷兰和美国的KEMA试验、美国UL认证、欧洲CE认证、加拿大的CSA认证、俄罗斯的GOST-R认证,以及中国的CCC认证和节能认证。
 
金盘电气的文件管理问题

  在金盘电气取得了各项认证,一步步走向国际市场时,企业内部的管理中也出现了些严峻的问题与挑战。在上述十几项管理体系与认证中,企业每取得一项认证都要形成一套体系文件,因此文件会越来越多、相应的文件管理也变得越来越复杂。

  在单个体系中,标准文件有时需要制定、修改或废止,而不同体系的文件内容有时又会发生标准重复或矛盾。一旦发生事故,员工不知道以哪个文件为准,导致部门相互间逃避问题、推脱责任,降低工作效率;更严重者,会给企业的生产经营带来无法挽回的损失。

  传统的体系文件管理都是利用纸张的方式来存放、管理、审批、发布公司重要的程序文件及作业指导书。传统的体系文件管理方式主要体现在以下几个问题亟待解决:

  1、无法有效管制文件的进出。企业对于发放的文件,无法及时准确掌握此文件是否传递覆盖到了所有有关人员。企业对责任人能否看到文件、是否看了文件等情况也无从得知。

  2、版本无法做到一致性。每次发行新修订的文件版本前,无法确实把握是否将旧版本全部回收,导致企业内一部分人依照新版文件执行,另一部分人却依然只看到旧版文件,造成作业程序的不协调。并且,由于文件版本数量日益增多,各版本历史文件的保留也越来越困难。

  3、文件查阅困难。在传统纸质文件管理下,要查询一份文件必须依靠人工查找,一层层翻阅,甚至有时候需要逐级找到相关人员对接,过程繁琐,浪费大量时间。

  4、无法了解文件的审核状况和进度。每个文件都有着不同的审批流程及权限,申请人无法及时了解审批状况,追踪文件的审批进度,审批费劲,时间冗长。

  5、文件保密和安全性无法保障。纸质文件的机密性普遍较低,借出文件经常可以被轻易复印或传播,企业无法有效确保机密文件的安全性。

  即使有些体系文件已经从纸质版顺利转换为电子版,使用了电子文档管理方式,但是由于缺乏完善的文件管理手段,存储不便、版本混乱、搜索困难、审批复杂、权限不明等问题仍然存在。

  1、文件存储不统一。质量体系中的各类程序文件往往存储于不同部门,甚至不同员工的电脑里,企业管理者无法从全局掌控文件。

  2、版本标示不明确。体系文件的更新与回收依然存在标识不明的问题,一旦使用错误版本文件,将给企业带来无法估量的损失。

  3、文件搜索困难。内容繁多、命名复杂的体系文件,由于缺乏高效的文件搜索手段,大大降低了文件查阅效率。

  4、审批流程复杂。体系文件的审批往往需要多人、多层级的审批,文件经常需要多次修改和传递。由于缺乏针对文件本身的审批流程,过程常常繁琐而冗杂。不仅耗费了大量的时间成本,更是损耗了企业人力和财力。

  5、权限管理不明。权限管理依然是体系文件管理的重中之重。若权限管理不完善,企业人员可以任意下载、打印、传播体系文件,导致文件被删改或是泄露,将给企业造成巨大损失。

  6、缺乏必要的容灾机制。不论是病毒入侵、电脑崩溃等软硬件原因还是文件被误删、误改等人为原因而使体系文件遭到破坏,无法快速的恢复与重建文件都将影响企业的正常生产运营。

  而在企业多个不同体系之间,它们的对象和思路各不相同。企业在遵循这些体系标准时,各个体系应该是互相协调、互相配合、互相衔接、互相补充、互相制约的。但在实际管理中,不同体系文件的许多内容有时是一样或者可以归为一体的,有时却是相互矛盾的,使用当中就会出现标准不一、管理复杂等状况,让企业的基层人员无所适从。因此,必须同时处理好所有体系文件的良好协作关系,才能保证企业生产经营的正常运转。
 
 
 
开始云的解决方案

  运用标准化管理构建企业文件体系

  企业标准化管理体系是各种管理体系的基础,在企业标准化管理的概念里,各种体系文件只是“标准”的一个形式,管理体系文件就是在企业范围内,对质量、安全、职业健康和环境保护活动及结果做出日常运行使用的规则。

  企业标准体系的内容一般分为技术标准、管理标准和工作标准三个方面,包括了企业规范、守则、操作说明、岗位说明等企业内所有文件。

  企业标准体系的管理范围要大于企业一般管理体系,因此将企业各个管理体系中的文件统统纳入到标准体系中,按照企业标准体系中的内容进行文件分类,统一管理企业的所有体系文件,有效的促进各个体系间的协同工作。

  例如,各体系文件中的规章制度、管理指南、质量计划、过程控制等文件可以划归至管理标准;技术规范、产品规范、产品要求、工艺要求、技术法规等文件可以划归至技术标准;操作说明、岗位说明、岗位作业指导书等文件可以划归至工作标准。

  KASS企业内容管理系统运用文件夹树状结构与分类管理,将金盘集团中的所有体系文件全部纳入到标准的文件体系当中。运用企业标准化管理思想建立集中统一的文件存储平台,将企业文件夹按照业务类型进行划分。

  每一项业务中分为管理标准、技术标准和外来标准,将各个体系文件分类归于各个标准文件夹中。这样既能集中管理所有体系文件,保证了在一项业务中,各个体系文件的协调工作;又明确了业务中各个部门、人员的责任与任务,防止部门扯皮、推卸责任,保证企业经营的正常进行。

  同时,在另一维度将体系文件按照企业的业务部门来划分,明确管理维护体系文件的责任部门及人员,方便了文件的查阅和使用。

  通过文件生命周期管理体系文件

  运用企业标准化管理思想来构建企业统一的文件管理体系,能保证各体系文件之间的协调合作,防止出现标准不一、参照不明等情况,为企业的高效生产运营保驾护航。同时,在管理体系中的单个文件时,必须贯彻文件的生命周期管理思想,保障文件的完整性与准确性。

  一般来讲,文件的生命周期包括:创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止等环节。要想管好企业的体系文件,必须管好文件的整个生命周期。在企业的生产管理中,文件生命周期不仅仅是理论,而是包含在所有体系文件的日常操作里。简单来说,就是运用KASS企业内容管理系统中的各项功能来实现体系文件的全生命周期管理。

  文件创建

  KASS企业内容管理系统支持系统内创建文件(夹),支持Word、Excel、PPT等常用文件格式。同时,用户可以自定义文件模板,根据企业要求来编制体系文件,保障文件的规范性。

  文件审批

  KASS企业内容管理系统中一切流程的设定都是以文件为核心。用户无需多次发起申请和传递文件就可实现文件审批流程的自动化运行。同时,用户可以实时跟踪文件审批进度,及时得到审批反馈。

  文件版本

  KASS企业内容管理系统不仅支持文件的在线预览与修改,并且能够详细记录文件的任何历史状态和版本。在系统的显示中永远遵循最新原则,默认显示最新版本,并列出文件的最近修改版本,让用户在使用过程中一目了然,避免版本使用错误。同时,KASS企业内容管理系统还支持文件版本查询与回溯,保证历史信息不丢失。

  自动编号

  任何文件在KASS企业内容管理系统中,都会生成唯一的编号。同时,为了满足标准化管理下单个管理体系(如质量管理体系)和多个管理体系的编号要求,KASS企业内容管理系统还支持任意的文件编号和版本编号。企业可以自定义编号规则,满足体系文件的编号管理要求。

  文件权限

  KASS企业内容管理系统为体系文件的管理设置了最完善、最苛刻的权限管理体系,分为可见、创建文件、创建文件夹、预览、修改、打印、下载、删除、完全控制九大权限类型。每一种权限都可以自由组合,将单个或多个文件的权限授予不同的部门或用户。从文件的生成到废止,让文件时时刻刻在企业的掌控之下。

  文件日志和报表

  日志能够记录系统中用户对于文件的所有操作和状态。企业管理人员不仅能够查看到每个部门、人员对于文件的权限和操作,并且能够知悉文件的所有历史状态。是否被移动、是否被修改,“何人何时何处”,记录所有关于文件的责任和工作。

  文件分发

  KASS企业内容管理系统拥有系统内统一的文件分发渠道,用户无需再借助第三方软件即可在系统内完成文件分享和发布,如质量手册、作业指导书等。让体系文件的各类信息都在系统中能实时地获得,企业所有人能即时地掌握关于文件的最新信息。同时,系统可以根据文件权限来限定接受者的操作范围,如只可预览、只可下载、不可修改等。
 
 
 
开始云

  KASS企业内容管理系统是开始云旗下的核心产品之一。开始云是国内首家企业内容管理云端解决方案提供商,专注企业内容管理10余年,秉承着“开启知识传承,始于文件管理”的核心产品理念,打造了开始云办公平台、KASS企业内容管理系统、KFS私有云存储系统、开始盒子等多个核心产品。

  其中,自主研发的KASS企业内容管理系统与KFS私有云存储系统,是业内真正具备EB级海量文件集群能力的内容管理产品,并已建立了企业咨询、方案制定、项目实施、产品培训、售后支持等一整套服务体系。

  迄今为止,开始云已经为超过50000家企业、300万用户提供了完善的内容管理解决方案。







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