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开始云:广告媒体企业文件管理创新实践

2016-07-19 14:33来源:环球财富网责任编辑:LISA 网友评论
  移动时代,每个人都可以是内容的生产者和传播者。广告媒体行业的竞争日渐激烈,“创意”不再是众多企业的“金字招牌”,效率与服务已成为业内企业生存和发展的关键。广告媒体企业是内容的密集生产者,却常常缺乏规范的制度和高效的手段来管理自身内容。文件作为企业内容的核心组成部分,极大的影响企业的办公效率和服务质量。
 
  广告媒体企业的文件管理难点
  文件缺乏统一管理
  对于广告媒体企业来讲,几乎所有的“生产工作”都是通过电脑来完成的。企业内文件数量巨大,但是散落在各个员工的电脑上,缺乏统一管理。设计图、文案稿、PSD的、BMP的、以前的、现在的……各种类型不同内容的文件混杂在一起,难以有效地进行资源整理和利用。
  同时,分散存储的文件没有统一的安全保护措施。如果一个员工的电脑遭遇病毒、硬盘损坏等问题,很可能给整个公司的工作带来损失。
  响应缓慢且易犯错
  行业竞争愈演愈烈,服务质量已成为企业的核心竞争力之一。外部客户的需求往往急切繁多,企业难以快速响应。对于创作者来说,修改方案是最普通的事情了,但是如果文件使用不规范、版本杂乱混淆,很容易就采用了错误的设计版本,令客户不满。并且,企业还被邮箱大附件限制、QQ传输的不稳定等问题所困扰。如何在企业和客户间搭建一个安全、快速的文件传输平台也是广告媒体企业所面临的问题之一。
  缺乏高效的流程管理
  一份方案从创作到定稿,需要内部的层层审批。但是,企业内各种媒体文件的流程审批周期比较复杂,无法针对文件本身做出批示和意见,从而导致了审批节点重复、流程停滞、时间过长等问题。企业需要一套高效的文件管理手段来优化内部的文件审批流程,提高工作效率。
  在线预览需求
  广告媒体企业内的文件格式具有很高的多样性和特殊性,除了常用的office文件,还包括了TIFF、PSD、BMP、TGA等格式文件。当员工预览查看这些文件时,不得不调用多种专业软件,过程繁琐。当员工出差在外时,无法查看存储在公司电脑的里的文件,给工作带来不便。因此,企业必须满足文件在线预览查看、下载等需求,以应对不同的使用环境。
  安全传递需求
  文件的分享与协作是决定企业办公效率的关键点之一。企业内媒体文件流转频繁,一份文件有时需要多人的修改与审定。但是,企业往往缺少严谨的权限管理,无法对文件的活动状态进行管理和监控。并且,广告媒体企业的人员流动率较高,离职人员如果带走了公司的客户资料、方案计划等文件,或者对这些文件进行恶意篡改或删除,将会给企业造成不可估量的损失。因此,必须保障企业文件传递、使用中的安全,保护企业的数字资产。
 
  开始云企业内容管理解决方案
  存储与安全
  所有文档集中存储,提供海量PB级存储空间
  支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当因人员误操作或其他等原因导致数据破坏时,可在第一时间进行恢复,充分保证媒体文件的完整和安全
  对文档资料混淆加密存储,一旦媒体资料被非法窃取,在其他设备中无法打开
  权限管理
  多维度多层级的权限设置,根据所配置权限,指导相关人员在职责明确的情况下,管理与使用文档
  搜索功能
  帮助用户快速精确查找所需的文件,可按照时间、类别、标签、文件位置等方式访问,支持模糊智能搜索,支持可以根据不用的筛选条件进行文件搜索
  在线预览
  支持对图片、视频、图纸等文件实现在线预览功能,解决格式复杂需要下载大量软件的困扰
  流程审批
  通过预设与创建流程规则,实现快速审批功能,同时,可以通过配套的电子签章,短信功能等使文件流转与工作流程更为顺畅
  日志报表
  自动记录所有成员的文件操作记录及管理日志,可以自动生成数据图表报表,使数据更加生动形象,可随时查阅监管。
  消息通知
  支持即时消息的发送,通过设置消息提示音、动态冒泡提醒,用户可以及时掌握了解文档的最新动态,快速实现互联互通
  外链分享
  支持一键生成外链,通过外链分享与客户对接,实现文件准确递送
  纸质文档电子化
  还支持提供OCR识别系统,可以通过扫描集成快速识别文字图片等纸质文件,并根据客户的指定规则智能分类
 
  开始云KASS企业内容管理系统支持海量的存储空间,能够帮助企业搭建统一的文件管理平台,集中管理所有文件,进行多重加密与备份,对所有资源进行有效整合利用,同时降低文件的泄密、损坏等风险,保障媒体文件的安全。通过KASS企业内容管理系统,企业可以实现文件的快捷搜索、在线预览、权限管理、流程审批、外链分享等,对所有的文件资料进行便捷高效的管理。
 
 






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